无纸化会议系统:如何推行无纸化办公

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虽然无纸化会议系统在企业、政府机关等部门在逐渐的普及,但无纸化会议系统是否真的适合全部的行业,企业或政府机关又如何判断自身是否适合布置无纸化会议系统,无纸化办公又如何推行起来。

判断无纸化会议系统是否适合这个企业或机关,可以从以下三个方面来判断:

一、任何形式的办公都是为了加速企业的流程,而企业流程是一种工具。设立流程的目的本质上是为了更好的为我们服务,如果事与愿违就如同做了无用功,甚至阻碍。

二、任何工具都有适用性,企业的不同发展阶段会产生不同的问题,而不同的工具就是为了解决问题而产生的。所以选择工具的时机非常重要,不要迷恋而要看清现实。千万不要因为老板某天听了某场推销说无纸化办公好,回来就被老板洗脑,请坚定的帮助金主达成合适的企业管理和企业战略,这才是最重要的。

三、任何事情都有两面性,无纸化办公能带来很多好处,例如:数据统计及时、信息传递快捷方便、能保存文件资料的完整性和安全。但同样要看到无纸化带来的坏处。例如:劳动争议产生的问题。所以一切事情都没有绝对,增加成本的事三思后行。

推行无纸化办公的步骤:

无纸化会议系统

第一、结合公司现有的流程。无纸化办公对应的是有纸化办公,而有纸化办公对应的是各部门的岗位流程和信息传输的过程。这个过程意味着企业的运营和价值链,而任何流程不管有没有纸,这个流程本质是不变的。

第二、分析数据和数据价值。无纸化办公有好多好处,例如速度快效率高、做的事情都有记录。并且还能帮助我们系统的计算每个流程环境的频率次数,以及相应的数据直接提取和计算,减少了大量的人工成本。如何充分的发挥这些优势,而不是将原来手写的内容变成敲键盘这需要对企业目标和需求有整体的优化思维。明白数据的来源才能使得企业的办公系统最大化使用。

第三、双管齐下的适应。如果从传统办公到无纸化办公其实是需要时间适应的。而必要的双制度同时存在是能使得员工充分过度,并且在适应无纸化办公系统时候收集反馈问题,制作相应的教学视频,同步进行培训等都是非常好的执行手段。

第四、制度的规范补充。流程改变以及对于人员的调整后,需要通过很多模拟思考以及实际的操作进行制度的补充规范。避免不必要的麻烦以及能使得员工更快接受和适应这样的办公软件,除了培训和时间过度,还需要对于制度的规范和协调。

企业在判断是否选择无纸化会议系统时更多的是对于无纸化会议系统带来的收益,是否大于付出,推行无纸化会议系统帮助企业更加快速的加入企业信息化的步伐中,帮助企业取得更大的收益。以上是推行无纸化办公的介绍,感谢您的阅览。

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