无纸化会议系统因何原因超过了传统会议模式?

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我们知道传统的会议模式是打印纸张,整理资料,签到等一系列的工作需要花费的时间很长,那现在开发了无纸化会议系统,它因何受到政府机关、企业的喜爱,让智加小编来为您讲述下,是什么原因导致无纸化会议系统超过了传统会议模式。

以一个集团公司举例,在使用智能无纸化会议系统前每年会议办公用品费用缩减超过80%,每年会议杂费(里面包含办公用品费用)缩减超过60%,从数据上面来说,就可以发现准备开会前的会议材料打印耗材成本很多。

无纸化会议系统

传统模式下面的会议有以下问题:开会前需要做前期准备工作,如:制作参会人员桌牌、收集会议资料、资料打印、资料分发、制作选票、统计到会情况等。有时候一个人难以完成,需要多人投入。这样就要有很多的人力物力在开会这件事情上面,结果是准备时耗时费力。

传统的会议无法做到的点,无纸化会议系统可以做到,因它运用的是电子档,开会过程中每个坐席均配有平板电脑或PC机,参会人员查看会议的相关信息,例如会议议题、会议文件、参会人员等。

无纸化会议系统包含了服务器端,管理端,客户端,关于这三方面来为您简要讲述下。服务器端的职责是会议室管理、用户管理、权限管理,会议进程控制及会议通知的发送等。管理端的为您举例下,就是上传会议文件、编写会议议程、组织会议投票、录制会议等由管理端负责,是由会议发起者操作,用于控制会议的各项功能。客户端的作用就是接入无纸化会议系统终端,供参会者使用,参会者在终端设备讲行会议答到、浏览会议议程、查看会议文件、同屏互动、对会议讲行圈点批注等操作。

前面讲了很多关于无纸化会议系统为什么超过了传统会议模式的原因,可见,使用无纸化会议可以大程度的提升办公的效率,另一方面可以节省办公的成本,让会议更加有序的进行,会议的质量也得到明显的提高。如果对这套系统感兴趣的朋友,也可以向智加信息科技详细了解一下。

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